予算・人員が限られる自治体職員のための多言語情報発信：まず何から始めるか
はじめに：自治体における多言語情報発信の課題
近年、日本に住む外国人住民は増加しており、多様な文化背景を持つ方々が地域コミュニティの一員として生活されています。自治体にとって、これらの住民へ必要な情報を正確かつタイムリーに届けることは、相互理解を深め、共に安全・安心な地域を築く上で不可欠な取り組みです。
しかしながら、多くの自治体職員の皆様からは、「多言語での情報発信のノウハウがない」「専門の部署や人員がいない」「予算が限られている」といった課題を抱えているというお声をよくお聞きします。これらの制約がある中で、どのように多言語情報発信を進めていけば良いのでしょうか。
この記事では、予算や人員が限られる自治体職員の皆様が、多言語情報発信の第一歩を踏み出すための具体的なステップと、低コストで実践できる効果的な方法について解説します。
まず何から始めるか：多言語情報発信の第一歩
多言語情報発信を始めるにあたって、いきなり完璧な体制を目指す必要はありません。限られたリソースの中で最大限の効果を得るためには、優先順位をつけ、できることから着実に始めることが重要です。
1. ターゲットと発信内容の優先順位付け
まず、「誰に」「何を」伝えたいのかを明確にしましょう。
- 誰に伝えるか（ターゲット言語の特定）： あなたの自治体に住む外国人住民の多くは、どの言語を話しているでしょうか。法務省の統計や、自治体窓口での対応状況などを参考に、最も多くの住民が使用している言語をいくつかピックアップします。すべての言語に対応することは難しいため、まずは利用者数の多い言語に絞ることから始めます。
- 何を伝えるか（必要情報の選定）： 外国人住民にとって特に重要度が高い情報は何かを考えます。例えば、災害時の避難情報、ゴミの分別方法、健康診断や予防接種に関する情報、医療機関の利用方法、子育て支援情報などは、生活に必須であり、誤解が許されない情報です。まずはこれらの「命に関わる情報」や「日常生活に不可欠な情報」から優先的に多言語化を検討します。広報紙の全てを翻訳するのではなく、特定の重要記事に絞るといった方法も有効です。
2. 現在利用可能なリソースの把握
自自治体には、すでに多言語情報発信に活用できるリソースがないかを確認します。
- 人員・部署: 国際交流担当部署、企画課、防災課、住民課など、外国人住民との接点が多い部署。多文化共生コーディネーターなどが配置されていれば、その知見やネットワークを活用できます。
- 既存ツール: ウェブサイトの自動翻訳機能、過去に作成した多言語チラシ、多言語版の申請書類など。
- 地域のリソース: 国際交流協会、NPO、大学、地域の外国人コミュニティ、ボランティア団体など。これらの団体は、多言語対応のノウハウを持っていたり、通訳・翻訳ボランティアのネットワークを持っていたりする場合があります。
これらのリソースを把握することで、何ができて、何が難しいのか、外部の協力を得るべき点はどこかが見えてきます。
低コストで効果を出すための具体的な方法
予算や人員が限られる状況でも実践できる、具体的な多言語情報発信の方法をいくつかご紹介します。
1. 「やさしい日本語」の徹底活用
最も取り組みやすく、かつ非常に効果が高いのが「やさしい日本語」での情報発信です。「やさしい日本語」とは、難しい言葉を避け、簡単な文法と分かりやすい表現で書かれた日本語のことです。
- メリット:
- 翻訳にかかるコストや時間を削減できる。
- 日本語を勉強中の外国人や、漢字圏以外の外国人にも比較的理解されやすい。
- 災害時など、緊急性の高い情報伝達に有効。
- 実践のポイント:
- 専門用語や敬語を避ける。
- 一文を短くする。
- 漢字にはふりがな（ルビ）を振る。
- 外来語は言い換えるか、注釈をつける。
- イラストや写真、記号などを効果的に使用する。
既存の広報紙やウェブサイトの情報を「やさしい日本語」に書き換えるだけでも、多くの外国人住民への情報伝達力が向上します。関連するガイドラインやマニュアルも公開されていますので、参考にされると良いでしょう。
2. 無料または安価な翻訳ツールの活用
Google翻訳やDeepLなどのオンライン翻訳ツールは、速報性や日常的な情報提供において、コストをかけずに多言語化を実現できる有効な手段です。
- 活用例:
- ウェブサイトへの機械翻訳エンジンの組み込み（自動翻訳機能）。
- 簡単な告知やイベント情報の多言語化。
- 外国人住民からの簡単な問い合わせ内容の把握。
- 注意点:
- 翻訳精度に限界がある: 行政文書のような正確性が求められる情報には、機械翻訳のそのままの利用はリスクを伴います。特に、法律、制度、医療、防災などの重要情報は、専門家によるチェックや、プロの翻訳会社への依頼を検討する必要があります。
- 情報漏洩リスク: 機密性の高い情報をツールに入力する際は、各ツールのプライバシーポリシーやセキュリティ対策を確認してください。
まずは生活情報など、比較的リスクの低い情報から機械翻訳を試し、その精度を見極めながら活用範囲を広げていくのが現実的です。重要な情報については、「やさしい日本語」との併用や、後述する他のリソース活用を検討しましょう。
3. 地域のリソースとの連携強化
地域の国際交流協会やNPO法人、大学、ボランティア団体などは、多言語対応の経験や人材のネットワークを持っています。これらの外部リソースとの連携は、予算・人員不足を補う強力な手段となります。
- 連携の例:
- 通訳・翻訳ボランティアの紹介や派遣依頼。
- 多言語での情報発信方法に関するアドバイスや研修。
- 多言語での情報提供イベントの共同開催。
- 外国人住民への情報周知における協力依頼（団体のネットワークを活用）。
これらの団体と日頃から良好な関係を築いておくことで、いざという時にスムーズな連携が可能になります。連携協定を結ぶ、定期的に情報交換会を行うなども有効です。
4. SNSやウェブサイトの活用と効率化
自治体の公式SNSアカウント（Facebook, Twitterなど）やウェブサイトは、多言語情報発信の重要なチャネルです。
- SNS: 短い情報発信に向いています。やさしい日本語と、AI翻訳を活用した主要言語での投稿を併用することで、多くの人に情報を届けやすくなります。視覚的に分かりやすい画像や動画も効果的です。
- ウェブサイト: 制度情報や手続き方法など、まとまった情報を提供するのに適しています。まずはアクセス数の多いページや、外国人住民からの問い合わせが多い情報を優先的に多言語化します。ウェブサイトに自動翻訳機能を導入したり、重要ページのみプロに翻訳を依頼したりと、段階的に進めることが可能です。予算が限られる場合は、CMS（コンテンツ管理システム）を活用したり、静的サイトジェネレータを利用したりと、比較的低コストで運用できる方法も検討できます。
効率的な運用体制へのヒント
多言語情報発信を持続可能なものにするためには、体制の効率化も欠かせません。
- 情報の集約と発信フローの整理: 庁内の様々な部署で発生する外国人関連の情報を、多言語情報発信を担う部署（あるいは担当者）にスムーズに集約する仕組みを作ります。情報発生→多言語化の必要性判断→翻訳・作成→発信というフローを明確にすることで、無駄なく情報を提供できます。
- 外部業者との連携（段階的な導入）: 予算が少し確保できた場合は、専門の翻訳会社や多言語サイト構築業者への依頼も選択肢に入ります。一度に全てを依頼するのではなく、重要度が高い情報のみ、あるいは特定の言語のみといった形で、段階的に依頼範囲を広げていくのが現実的です。複数の業者から相見積もりを取り、実績や得意分野（行政分野の翻訳経験など）を確認して選定することが重要です。
まとめ：最初の一歩が重要です
多言語情報発信は、完璧を目指すと莫大なリソースが必要になるため、その一歩を踏み出すのが難しく感じられるかもしれません。しかし、外国人住民の方々は、まずは少しでも自分に分かりやすい情報が得られることを望んでいます。
まずは「やさしい日本語」の導入や、生活に必須の情報の多言語化から始めてみてください。無料・安価なツールの活用、そして地域のリソースとの連携を組み合わせることで、限られた予算と人員でも、着実に多言語情報発信を進めることが可能です。
完璧でなくても良いので、まずはできることから実践し、外国人住民の方々からのフィードバックを得ながら、少しずつ改善を重ねていくことが成功への鍵となります。この記事が、皆様の多言語情報発信への取り組みの一助となれば幸いです。